Our consitution in both German and English

Satzung Ostensibles e.V.

 

Gegründet in der Versammlung in Osnabrück am 24. September 2008.

 

Eingetragen im Vereinsregister des Amtsgerichtes Osnabrück

unter der Registernummer VR 200406 am 7. Oktober 2008.

 

1. Neufassung der Satzung beschlossen in der Mitgliederversammlung in Osnabrück am 23. September 2009.

2. Neufassung der Satzung beschlossen in der Mitgliederversammlung in Osnabrück am 05. Februar 2014.

 

Präambel

Die britische Armee hat den Standort Osnabrück als Garnisonsstadt aufgegeben. Während ihrer Zeit in Osnabrück haben die britischen Streitkräfte eine offene Politik des Miteinanders und der deutsch-britischen Völkerverständigung mit und für die Bürger der Stadt gepflegt. Mit vielfältigen Veranstaltungen und Angeboten sowie Gründungen von deutsch-englischen Vereinen haben die britischen Streitkräfte die kulturelle Landschaft der Stadt Osnabrück bereichert. Insbesondere hat das Amateurtheater, das in den Kasernen mit der Aufnahme des Garnisonsstandorts etabliert wurde und später der Öffentlichkeit als Teilnehmer und Zuschauer zugänglich war, der Förderung von Bildung und Kultur gedient. Der durch dieses Engagement geförderte rege Austausch zwischen den Kulturen hat zu einem internationalen Klima und zur Ausländerintegration in der Stadt Osnabrück beigetragen, die Vielfalt der Freizeitgestaltung erweitert und die Fremdsprachenkenntnisse unterstützt . Um einen Teil dieses Beitrags zur Förderung von Bildung  und Kultur auch nach dem Abzug der britischen Streitkräfte fortzuführen und es den Bürgern, Schülern und Studenten der Stadt auch in Zukunft zu ermöglichen, die Besonderheiten des englischsprachigen Theaterwesens zu erleben, gibt sich Ostensibles die folgende Satzung:

 

§ 1 - Name und Sitz

Der Verein führt den Namen „Ostensibles“. Er ist im Vereinsregister beim Amtsgericht Osnabrück eingetragen und trägt seitdem den Namenszusatz „e.V.“

§ 2 – Zweck und Aufgaben des Vereins

Der Zweck des Vereins ist die Förderung von Bildung, Kunst und Kultur durch

a) englischsprachiges Laientheater in und um Osnabrück, insbesondere durch der Öffentlichkeit zugängige,
                    englischsprachige Bühnenaufführungen literarischer Werke,

b) Zusammenarbeit mit Theatergruppen in Osnabrück und englischsprachigen Theatergruppen,

c) Unterstützung von Lehrtätigkeiten in der englischen Sprache in Schulen und Hochschulen Osnabrücks.

Der Verein kann anderen Organisationen beitreten, um seinen Zweck zu verwirklichen.

§ 3 – Steuerbegünstigung

Der Verein verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Abschnitts „Steuerbegünstigte Zwecke“ der Abgabenordnung. Der Verein ist selbstlos tätig; er verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke. Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Die Mitglieder erhalten in ihrer Eigenschaft als Mitglied keine Gewinnanteile oder sonstige Zuwendungen aus Mitteln des Vereins. Sie haben bei ihrem Ausscheiden keinerlei Ansprüche auf das Vereinsvermögen. Keine Person darf durch Ausgaben, die den Zwecken des Vereins fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden. Zuwendungen an den Verein, insbesondere aus Mitteln einer öffentlichen Einrichtung, dürfen nur für satzungsmäßige Zwecke angenommen und für die vorgeschriebenen Zwecke verwendet werden.

§ 4 – Sprache

Die Arbeitssprache des Vereins im Innenverhältnis ist Englisch. Dies gilt insbesondere für Mitteilungen und Erklärungen von und gegenüber einem Mitglied bzw. einem Organ, sowie für die Verhandlungen, Anhörungen, Beschlüsse und Protokolle der Organe. 

Satzungsänderungen und alle anderen zum Vereinsregister anzumeldende Beschlüsse sind auf Deutsch zu formulieren. Das gleiche gilt auch für Protokolle, sofern sie dem Vereinsregister vorzulegen sind. Diese Dokumente müssen allerdings auch ins Englische übersetzt werden; ein Exemplar in Textform steht allen Mitgliedern zur Verfügung. Für ihre Auslegung ist jedoch allein die deutsche Fassung relevant.

§ 5 - Mitgliedschaft

1.                  Beitritt. Jede natürliche Person, die den Zweck des Vereins unterstützt, kann Mitglied werden.
                Mögliche Beschränkungen hinsichtlich des Alters werden in der Mitgliedschaftsordnung geregelt.
                Mitgliedschaft wird durch Beitritt erworben und ist nicht übertragbar. Der Beitritt erfolgt durch einen
                Aufnahmeantrag seitens des Antragstellers und dessen Annahme durch den Vorstand. Es besteht kein
                Anspruch auf eine Aufnahme. Es wird ein Beitrag erhoben, dessen Höhe und Fälligkeit durch die
                Mitgliedschaftsordnung geregelt werden.

2.                  Theaterjahr.  Das Theaterjahr beginnt am 1. August und endet am 31. Juli des folgenden Jahres. Die
                zweite Theaterjahreshälfte beginnt am 1. Februar.

3.                  Mitgliedschaftsgruppen. Der Verein führt als Mitglieder:

a.                  Ordentliche Mitglieder sind Mitglieder, die nicht zu einer anderen Mitgliedsgruppe gehören. Die
                ordentliche Mitgliedschaft ist unbefristet.

b.                  Ehrenmitglieder werden von der Mitgliederversammlung ernannt und genießen dieselben Rechte wie
                ordentliche Mitglieder.

c.                  Passive Mitglieder sind zur Teilnahme an den gesellschaftlichen Veranstaltungen des Vereins
                berechtigt, aber sie haben kein Recht, an den Produktionen teilzunehmen. Ihre Beiträge sind
                entsprechend ihrer beschränkten Teilnahmerechte ermäßigt.

4.                  Mitgliedspflichten. Konkrete Pflichten von Mitgliedern sind unter anderem für Vereinsinteressen
                einzutreten, den Vereinszweck aktiv zu fördern, alles zu unterlassen, was dem Vereinszweck schadet
                und  die für ihre Mitgliedsgruppe festgesetzten Beiträge bei Fälligkeit zu erbringen.

5.                  Gebühren. Für die Finanzierung zusätzlicher Angebote des Vereins, die über die allgemeinen
                mitgliedschaftlichen Leistungen des Vereins hinausgehen, können zusätzliche Gebühren erhoben
                werden. Über die Höhe dieser Gebühren entscheidet der Vorstand.

6.                  Ende der Mitgliedschaft. Die Mitgliedschaft endet durch:

a.                  Austritt. Ein Mitglied kann durch eine Kündigung in Textform gegenüber dem Vorstand austreten.
                Die Kündigung erfolgt nur zum Ende der Theaterjahreshälfte. Bei Vorliegen eines wichtigen Grundes
                kann die Kündigung sofort wirksam werden.

b.                  Ausschluss. Ein Mitglied kann durch Beschluss ausgeschlossen werden, wenn es seine
                Mitgliedspflichten wiederholt nicht erfüllt. Dies gilt insbesondere falls das Verhalten des Mitglieds die
                Vereinsinteressen grob verletzt oder falls die Zahlung ausstehender Beiträge oder Gebühren auch nach
                zwei schriftlichen Zahlungsaufforderungen nicht erfolgt. Vor dem Entschluss ist dem Betroffenen
                rechtliches Gehör zu gewähren.

c.                   Tod.

7.                  Die Mitgliedschaftsordnung regelt weitere Einzelheiten zu Beitritt, Mitgliedsgruppen, Ende der
                Mitgliedschaft, Rechte, Pflichten und Beiträge.

 

§ 6 – Organe

1.                   Die Mitgliederversammlung ist das primäre Rechtsetzungsorgan. Sie hat ein Weisungsrecht gegenüber dem Vorstand und kann Beschlüsse des Vorstands mit Wirkung für die Zukunft abändern, aufheben oder ersetzen. Sie stellt die Richtlinien für die Arbeit des Vereins auf und entscheidet Fragen von grundsätzlicher Bedeutung nach Bedarf. Außerordentlichen Mitgliederversammlungen stehen dieselben Kompetenzen wie ordentlichen Mitgliederversammlungen zu.

 

Zu den Aufgaben der Mitgliederversammlung gehören:

a.                   der Erlass und die Änderung der Versammlungsordnung (VO)

b.                   die Beschlussfassung über Beschlüsse des Vorstands

c.                    die Beschlussfassung über den Jahresabschluss

d.                   die Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstandes

e.                    die Beschlussfassung über die Übernahme neuer Aufgaben oder den Rückzug aus Aufgaben seitens
              des Vereins

f.                    die Beschlussfassung auf Vorschlag des Vorstands über einen Grundstückserwerb oder ein
              Bauvorhaben

g.                    die Beschlussfassung auf Vorschlag des Vorstands über den Beitritt in andere Organisationen

h.                   die Beschlussfassung über Satzungsänderungen und die Vereinsauflösung

i.                     die Wahl und Abwahl der Amtsinhaber

j.                     die Beratung über den Stand und die Planung der Aktivitäten

k.                   die Genehmigung des vom Vorstand vorgelegten Wirtschaftsplans

l.                     die Entgegennahme der Geschäftsberichte und der schriftlichen Jahres- und Rechenschaftsberichte des
              Vorstandes

m.                 die Entgegennahme des schriftlichen Berichts der Rechnungsprüfer

n.                   den Ausschluss eines Mitglieds, das Amtsinhaber ist

o.                   die Ernennung von Ehrenmitgliedern.

 

Einberufung einer Versammlung. Der Vorstand beruft mindestens eine und höchstens zwei ordentliche Mitgliederversammlungen jährlich ein. Der Vorstand darf jederzeit eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen. Er muss eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen, wenn zwei Amtsinhaber oder mindestens fünf Mitglieder oder 10 % der Mitglieder (je nachdem, welche Zahl kleiner ist) sie beim Vorstand in Textform beantragen;  oder wenn das Vereinsinteresse es erfordert. 

Die Einberufung erfolgt mindestens zwei Wochen vor der Versammlung. Ein Antrag auf Ergänzung der Tagesordnung ist mindestens eine Woche vor der Versammlung einzureichen.

 

Die Versammlung. Die Verhandlungen werden vom Vorstandsvorsitzenden geleitet. Es ist ein Protokoll der Versammlung anzufertigen, das die getroffenen Entscheidungen festhält. Dem Protokoll ist eine Anwesenheitsliste beizufügen. Beide Dokumente werden vom Versammlungsleiter und vom Protokollanten unterschrieben.

 

Wahlen.

a.                   Alle ordentlichen Mitglieder und Ehrenmitglieder haben das Recht zu wählen. Passive Mitglieder     haben kein Recht zu wählen. Das Wahlrecht muss persönlich ausgeübt werden und ist nicht   übertragbar.

b.                   Eine Abstimmung erfolgt offen, sofern kein Mitglied der Mitgliederversammlung widerspricht;
                widerspricht ein Mitglied der Mitgliederversammlung erfolgt die Abstimmung geheim. Eine Wahl
                erfolgt geheim. Steht nur ein Kandidat zur  Wahl, kann sie allerdings offen erfolgen, solange kein
                Mitglied widerspricht. 

c.                   Eine Verhandlung ist beschlussfähig, wenn sie ordnungsgemäß einberufen wurde und mindestens ein
                Viertel der wahlberechtigen Mitglieder anwesend sind. Beschlüsse werden durch einfache Mehrheit
                (= über die Hälfte der Stimmen) gefasst, sofern die Satzung nichts anderes vorsieht. Eine qualifizierte
                Mehrheit (= mindestens 3/4 der Stimmen) ist nötig, um Vereinszweck, Name, sonstige Änderungen an
                der Satzung, Vereinsauflösung oder Verstöße gegen die Satzung zu beschließen.

d.                   Die Mitgliederversammlung kann Beschlüsse fassen, ohne eine körperliche Versammlung
                einzuberufen. Die Kriterien zur Einberufung und Abstimmung sind die gleichen wie in der
                körperlichen Versammlung. Dieser Prozess darf  jedoch nicht für Abwahlen, Satzungsänderungen oder
                Vereinsauflösung angewendet werden.

 

Satzungsdurchbrechung. Die Mitgliederversammlung kann eine Abweichung von der Satzung für einen konkreten Einzelfall beschließen. Hierfür ist eine qualifizierte Mehrheit notwendig. Eine dauerhafte oder rückwirkende Abweichung ist ausgeschlossen. Ein Verstoß gegen zwingende gesetzliche Vorschriften darf nicht beschlossen werden. Abweichungen von §§ 2,3 und 8 dieser Satzung dürfen nicht beschlossen werden. Gleiches gilt für alle Beschlüsse, die der Steuerbegünstigung des Vereins widersprechen.

 

Weitere Einzelheiten, die die Mitgliederversammlung betreffen, werden in der Versammlungsordnung (VO) geregelt.

 

2.                   Der Vorstand ist ein sekundäres Rechtsetzungsorgan. Der Vorstand ist für alle Angelegenheiten des Vereins zuständig, soweit sie nicht durch ein Gesetz, die Satzung oder einen Beschluss der Mitgliederversammlung einem anderen Organ übertragen sind. Vorstandsmitglieder vertreten den Verein innen und außen, gerichtlich und außergerichtlich. Zur rechtsverbindlichen Vertretung genügt die gemeinsame Zeichnung durch zwei Mitglieder des Vorstands. Ist eine Erklärung dem Vorstand gegenüber abzugeben, so genügt die Abgabe gegenüber einem Mitglied des Vorstands.

Aufstellung und Wahl des Vorstands. Der Vorstand besteht mindestens aus einem Vorstandsvorsitzenden (Chairperson), einem stellvertretenden Vorsitzenden (Deputy Chairperson), einem Schatzmeister (Treasurer) sowie zwei weiteren Vorstandsmitgliedern. Sofern die Wahl von fünf Vorstandsmitgliedern nicht möglich ist kann die Mitgliederversammlung einen Vorstand lediglich bestehend aus einem Vorstandsvorsitzenden (Chairperson), einem stellvertretenden Vorsitzenden (Deputy Chairperson) und einem Schatzmeister (Treasurer) berufen. In diesem Fall hat der Vorstand seine Beschlüsse einstimmig zu fassen. Vorstandsmitglieder sind Amtsinhaber und unentgeltlich tätig. Sie werden von der Mitgliederversammlung für ein Jahr bestellt. Mehrmalige Wiederwahl ist zulässig. Die Amtszeit endet mit  Amtsniederlegung, Abwahl, Geschäftsunfähigkeit oder Beendigung der Mitgliedschaft. Scheidet ein Amtsinhaber vorzeitig aus seinem Amt aus, so können die übrigen Vorstandsmitglieder ein Ersatzmitglied für die Restamtszeit des Vorgängers bestellen.

Jedes anwesende, stimmberechtigte ordentliche Mitglied darf gewählt werden. Weitere Einzelheiten zur Wahl des Vorstands werden in der Versammlungsordnung (VO) geregelt.

 

Kompetenzen und Aufgaben des Vorstands. Der Vorstand führt Weisungen und andere Beschlüsse der Mitgliederversammlung aus. Er erledigt alle finanziellen und Verwaltungsaufgaben (in Einzelheiten bezeichnet in der GO) sowie alle anderen Aufgaben, die nicht durch Gesetz, Satzung oder Beschluss anderweitig zugewiesen sind. Der Vorstand erstellt Geschäfts-, Jahres-, Sachstands- und finanzielle Rechenschaftsberichte laut Regelungen in der GO.

 

Der Vorstand ist berechtigt, von Weisungen der Mitgliederversammlung abzuweichen oder die in § 6.1 e-g ernannten Zuständigkeiten der Mitgliederversammlung selbst auszuüben, wenn die Angelegenheit nicht auf einen Beschluss bzw. einen neuen Beschluss der Mitgliederversammlung warten kann und der Beschluss des Vorstands einstimmig erfolgt.

Der Vorstand ist ermächtigt, die folgenden Ordnungen zu erlassen: Die Geschäftsordnung (GO), die Mitgliederordnung (MO) und das Theaterhandbuch (TH).

 

Weitere Einzelheiten, die den Vorstand betreffen, werden in der Geschäftsordnung (GO) geregelt.

 

3.                   Die Rechnungsprüfer haben die Aufgabe, für die vergangene Amtszeit eines Vorstands die Finanzverwaltung, Buchführung und Finanzunterlagen zu prüfen und der nächsten Mitgliederversammlung diesbezüglich schriftlich Bericht zu erstatten. Rechnungsprüfer sind Amtsinhaber und sind unentgeltlich tätig. Sie werden von der Mitgliederversammlung für ein Jahr bestellt. Rechnungsprüfer dürfen keine Vorstandsmitglieder sein und dürfen nicht von einem Vorstandsmitglied zur Wahl vorgeschlagen werden. Weitere Einzelheiten zur Rechnungsprüfung werden in der Geschäftsordnung (GO) geregelt.

§ 7 – Datenschutz und Persönlichkeitsrechte

Zur Erfüllung seiner Zwecke und Aufgaben verarbeitet der Verein personenbezogene Daten seiner Mitglieder. Diese Daten werden gespeichert und nach Bedarf übermittelt. Durch seine Mitgliedschaft und die damit verbundene Anerkennung dieser Satzung stimmt ein Mitglied der Speicherung, Bearbeitung, Verarbeitung und Übermittlung seiner personenbezogenen Daten in diesem Rahmen zu. Eine anderweitige Datenverwendung, insbesondere Datenverkauf, ist ohne weitere Zustimmung des Betroffenen nicht statthaft. Jedes Mitglied hat das Recht auf Auskunft über seine gespeicherten Daten, Berichtigung seiner gespeicherten Daten im Falle der Unrichtigkeit, Sperrung seiner Daten sowie Löschung seiner Daten. Durch seine Mitgliedschaft und die damit verbundene Anerkennung dieser Satzung stimmt ein Mitglied weiter der Veröffentlichung von Bildern und Namen in gedruckten und elektronischen Medien in Zusammenhang mit den Aktivitäten des Vereins zu, insbesondere im Zusammenhang mit Aufführungen. Die Veröffentlichung von Bildern und Namen im Zusammenhang mit gesellschaftlichen Aktivitäten ist ohne das ausdrückliche Einverständnis der betroffenen Personen nicht statthaft.

§ 8 – Vereinsauflösung

Der Verein kann durch einen Beschluss der Mitgliederversammlung aufgelöst werden. Zur Beschlussfassung ist eine qualifizierte Mehrheit (=mindestens 2/3 der Stimmen) notwendig. Bei Auflösung, bei Entziehung der Rechtsfähigkeit des Vereins oder bei Wegfall der steuerbegünstigten Zwecke fällt das gesamte Vermögen nach Abgeltung der bestehenden Verbindlichkeiten an den Royal British Legion Deutschland e.V. mit Sitz in Osnabrück, der seinerseits als gemeinnützig anerkannt ist und das Vermögen unmittelbar und ausschließlich für gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke zu verwenden hat. Einzelheiten zur Liquidation nach der Auflösung sind in der Geschäftsordnung (GO) geregelt.

§ 9 – Salvatorische Klausel

Ist eine korporative Bestimmung der Satzung nichtig, so bleibt der Rest wirksam, soweit er den Vereinszwecken und den Belangen der Mitglieder gerecht ist und ein sinnvolles gemeinnütziges Vereinsleben ermöglicht. Eine nichtige Bestimmung hat die Mitgliederversammlung durch eine wirksame Bestimmung zu ersetzen, die in ihrer Wirkung dem Sinn der ursprünglichen Bestimmung weitestgehend entspricht. Das Gleiche gilt für den Fall, dass diese Satzung Lücken oder Auslassungen enthält.

 

 

 

Liste der Abkürzungen

GO: Geschäftsordnung (Board Standing Orders)

MO: Mitgliedschaftsordnung (Membership Rules)

TH: Theaterhandbuch (Theatre Manual)

VO: Versammlungsordnung (General Meeting Standing Orders)


Ordnungen und andere Beschlüsse der Organe wirken weder als Bestandteile noch als Änderungen der Satzung. Sie sind der Satzung nachrangig auszulegen und anzuwenden.

 

 

Constitution of Ostensibles e.V.

 

Founded at the General Meeting in Osnabrück on 24th September 2008.

 

Recorded in the Register of Associations at the Osnabrück District Court under the Registration Number VR 200406 on 7th October 2008.

 

1. New version of the Constitution adopted at the General Meeting in Osnabrück on 23rd September 2009.

2. New version of the Constitution adopted at the General Meeting in Osnabrück on 5th February 2014

 

Preamble

The British Armed Forces have closed their garrison in Osnabrück. During their time in Osnabrück the British Army openly fostered a policy of cooperation and Anglo-German understanding with and for the citizens of the city. Through manifold events and invitations as well as the establishment of Anglo-German associations the British Army enriched the cultural landscape of the city of Osnabrück. In particular the amateur theatre, established in the barracks at the garrison foundation, later open to the public (both as participants and audience), served to promote education and culture. The lively intercultural exchange which this commitment promoted has contributed to an international atmosphere and the integration of foreigners in the city of Osnabrück, extended the diversity of recreational activities and supported foreign language skills.  In order to continue a part of this contribution to the promotion of education and culture after the withdrawal of the British Army and to enable citizens, school pupils and students of the city to experience in the future the special traditions of English language theatre, Ostensibles e.V. adopts the following Constitution:

 

§ 1 - Name and seat

The association bears the name “Ostensibles”. The seat of the association is in Osnabrück. It is registered in the Register of Associations at the Osnabrück District court and since then bears the suffix “e.V.”.

 

§ 2 – Purpose and functions of the association

The purpose of the association is the advancement of education, art and culture.by means of

a)       English language amateur theatre in and around Osnabrück, in particular by stage      performances of literary works, open to the public and in the English language.

b)       Cooperation with theatre groups in Osnabrück and with English-speaking theatre groups. Supporting English language teaching activity in schools and further and higher education institutions in Osnabrück.

The association may join other organisations to achieve its purposes.

 

§ 3 – Tax privilege

The association pursues solely and exclusively charitable purposes within the meaning of the Section “Tax privileged purposes” in the Abgabenordnung (Revenue Code). The association is non-profit-making; it does not primarily pursue profit-making purposes. The funds of the association may only be applied to the purposes designated in its Constitution. The members do not receive in their capacity as members any share of the profits or other financial benefit from the association’s funds. They have no claim whatsoever on the association’s assets on ceasing to be a member. No member may benefit personally from expenditure outside the purposes of the association or by disproportionately high remuneration. Grants to the association, in particular the funds of a public body, may only be accepted for the purposes designated in the Constitution and applied for the stipulated purposes.

                                      

§ 4 – Language and text form

The working language of the association for internal purposes is English. This applies in particular to all communications and declarations by or to a member or a decision-making body of the association as well as to the meetings, hearings, resolutions and minutes of the decision-making bodies.

Amendments to the Constitution and all other resolutions with the Register of Associations are to be formulated in German. The same applies to minutes when they are to be submitted to the Register of Associations. However, these documents are also to be translated into English; a copy in text form is available to all members. In matters of interpretation, however, only the German version is relevant.

 

§ 5  Membership

1.          Joining: Every person, who supports the purposes of the association, may become a member. Membership is acquired by joining and is non-transferable. Membership happens when an application for membership is made on the relevant form and this is accepted by the board. There is no right to membership. There is a membership contribution; the amount and due dates of which are regulated by the Membership Rules (MO).

2.          Theatre year: The theatre year begins on 1st August and ends on 31st July of the following year. The second half of the theatre year begins on 1st February.

3.                      Membership groups: The association has as members:

a. Ordinary members: members who do not belong to any other membership. Group. Ordinary membership is for an indefinite period.

b. Honorary members are appointed by the general meeting. They have the same rights as ordinary members.

c. Passive members are entitled to participate in the social events of the association but they may not participate in the productions. Their contributions are reduced to correspond with their restricted rights.

4.  Member obligations: Specific obligations of members include, but are not limited to, supporting the interest of the association, actively furthering the association’s purposes as well as refraining from doing anything which harms the purpose of the association and  paying the contributions specified for their membership group when due.

5.    Extra charges may be raised for financing additional offers of the association       which extend beyond the association’s general services to members. The board determines these.

6.     End of membership: Membership ends by:

a. Leaving: A member may resign by giving notice of termination to the board in text form. The notice of termination takes effect only at the end of a theatre half year unless there is an important reason for this to be affected immediately.

b. Striking from the membership register: A member may be struck from the register of members if the board determines that, after two written reminders, membership fees remain outstanding or the member has failed without excuse to participate in any productions or meetings of the association.

c. Expulsion: A member may be expelled by resolution if the member repeatedly fails to perform membership obligations. Specifically this is the case if the member’s conduct grossly infringes the interests of the association. Before the adoption of a resolution for expulsion the person concerned is to be granted a right of audience.

d. Death

7.    The Membership Rules (Mitgliedschaftsordnung) regulate further particulars as to joining, membership           groups, end of membership, rights and obligations and contributions.

 

§ 6 – Decision-making bodies

1. The General Meeting is the supreme and primary decision-making body. It has a right to issue instructions to the board and can amend, repeal or replace resolutions of the board with immediate effect. The general meeting gives directives for the work of the association and decides questions of fundamental significance as necessary. Ordinary and extraordinary general meetings enjoy the same competencies.

 

The functions of the general meeting include:

a. The adoption and amendment of the General Meeting Standing Orders (VO)

b. The adoption of resolutions by the board

c. The adoption of resolutions about the annual statement of accounts

d. The adoption of resolutions on the exoneration of the board

e. The adoption of resolutions on undertaking new projects or withdrawal from existing ones on the part of the association

                f. The adoption of resolutions on board proposals about the acquisition of land or building projects ??

g. The adoption of resolutions on board proposals about joining other organisations

h. The adoption of resolutions about amendments to the constitution and the dissolution of the association

i. The election and de-selection of office holders

j. Debate about the status and planning of activities

k. The approval of the budget submitted by the board  

l. The reception of the board’s business reports, written annual reports and statement of accounts

m. The reception of the written report of the auditors

n. The expulsion of a member who is an office-holder

o. The appointment of honorary members

 

Calls for a meeting: The board calls at least one and at most two ordinary general meetings each year. The board may call an extraordinary meeting at any time. It must call one if two office holders or at least five members or 10% of the members (whichever is lesser) apply to the board in text form for it; and when the interests of the association require it. The call is made in text form at least two weeks before the meeting and includes a provisional agenda. An application for an addition to the agenda can be made by any member and must be submitted at least one week before the meeting.

 

The meeting: General meetings are chaired by the board chairperson. Minutes of the meeting are to be taken and should reflect the decisions made. An attendance list is to be attached to the minutes. Both documents are to be signed by the person chairing the meeting and the minute taker. 

 

Voting

a. All ordinary and honorary members are entitled to vote, whereas passive members are not. A right to vote must be exercised personally and is not transferable.

b. A ballot is an open one unless a member of the general meeting objects; in that case, a secret poll takes place. An election, however, is by secret ballot. If only one candidate is standing for election, s/he may also be elected openly if no member objects.

c. General meetings are quorate if they are duly called and one quarter of the members entitled to vote are present. Resolutions are adopted by a simple majority (= more than half the votes) unless the Constitution provides otherwise. A qualified majority (= at least three quarters of the votes) is needed for changes to the purpose of the association or the name of the association or other Constitutional amendments, the dissolution of the association as well as a Constitutional breach.

d. The general meeting may adopt resolutions without a meeting. The rules for calling and voting are the same as in meetings. The procedure may not be applied for a de-selection, amendment of the Constitution or dissolution of the association.

 

Constitutional breach: The general meeting can resolve to deviate from the Constitution for a particular isolated case. This requires a qualified majority. A permanent or retrospective deviation is excluded. An infringement of mandatory statutory provisions may not be adopted. Likewise deviations from §2, §3 and §8 of this Constitution, as well as other resolution which are contrary to the association’s tax privilege may not be adopted.

 

Further particulars concerning the general meeting are regulated by the general meeting standing orders (VO).

 

2. The board is a secondary rule-making body. The board is responsible for all matters of the association which are not vested in another decision-making body by statute, the constitution or a resolution of the general meeting. Board members represent the association internally and externally, in and out of court. Two members of the board suffice in matters of legal representation. If a declaration is to be made to the board, it suffices if it is made to a member of the board.

 

Composition and election of the board: The board consists of five board members with a board chairperson, a deputy chairperson and a treasurer. If five members are not available, the General Meeting may appoint a board of three members as an exception; the board must, in this case, come to decisions unanimously. Board members are office holders and act without remuneration. They are appointed by the General Meeting for one year. Multiple re-elections are permitted. The term of office ends with resignation, de-selection, legal incapacity or cessation of membership. If a member of the board ceases to hold office prematurely, the other members of the board may appoint a replacement member for the remainder of the predecessor’s term of office.

 

Every present ordinary member entitled to vote may be elected as a board member at the general meeting. Further particulars on the election of board members are regulated by the general meeting standing orders (VO).

 

Competences and functions of the board: The board carries out the directives of the General Meeting, takes care of the day-to-day management including all financial and administrative functions (further specified in the GO), as well as all other functions which are not otherwise assigned by statute, the constitution, or a resolution. The board provides business, financial, status and annual reports to the general meeting as specified in the board Standing Orders (GO).

 

The board is entitled to deviate from instructions of the general meeting or to administer, in the functions of the general meeting as set out in § 6.1., the powers of the general meeting if the matter cannot await a resolution of the general meeting and if the resolution is adopted with unanimity in the board.

 

The board is authorised to issue the following Rules and Orders: the board standing orders (GO), the membership rules (MO) and the theatre manual (TH).

 

Further particulars concerning the board are regulated by the board standing orders (GO).

 

3. The auditors have the task of inspecting the financial administration, book-keeping and financial records of the board’s past term and are to provide a written report on this matter on the following ordinary general meeting. Auditors are office holders and act without remuneration. They are appointed by the General Meeting for one year. Auditors may not be members of the board, nor may they be nominated for the office of auditors by a member of the board. Further particulars about the audit are regulated by the GO.

 

§ 7 – Data protection and personal rights: For the performance of its purposes and functions the association processes personal data of its members. This data is recorded and, when required, disclosed. In joining and in association with this Constitution, a member agrees to the recording, handling, processing and disclosure of their personal data within these parameters. Other use of the data, in particular sale of data, is not permitted without the further agreement of the person concerned. Every member has the right to information about their recorded data, a correction of their recorded data in the event it is incorrect, blocking their data and erasure of their data. By being a member and the recognition of this Constitution which membership entails, a member also agrees to the publication of images and names in printed and electronic media in connection with the official activities of the association, especially performances. The publication of images and names connected to social activities is not permitted without the further agreement of the person concerned.

 

§ 8 - Dissolution of the association

The association can be dissolved by a resolution of the general meeting, requiring a qualified majority (= at least two-thirds of the votes). In the event of a winding up, withdrawal of the legal capacity of the association or discontinuation of the tax-privileged purposes, all assets after payment of the existing obligations passes to the Royal British Legion Deutschland e.V. with seat in Osnabrück, which is itself recognised as charitable and must apply the assets directly and exclusively to charitable and benevolent purposes. Particulars about the liquidation after dissolution are regulated by the GO.

 

§ 9 – Severability clause

If a provision of the Constitution is void, the remainder remains valid to the extent that it does justice to the purposes of the association and the concerns of the members and makes meaningful charitable association activity possible. A void provision is to be replaced by the general meeting with a valid provision whose effect corresponds to the greatest extent with the sense of the original provision. The same shall apply if and to the extent that the Constitution is found to contain any gaps or omissions.

 

List of abbreviations

GO: Geschäftsordnung (Board Standing Orders)

MO: Mitgliedschaftsordnung (Membership Rules)

TH:  Theaterhandbuch (Theatre Manual)

VO: Versammlungsordnung (General Meeting Standing Orders)

 

 

Rules and Orders and other resolutions of the decision-making bodies do not take effect as part of or amendment of the Constitution. They are to be interpreted and applied in a subordinate manner.

 

 

 

 

 

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